Somos una agencia especializada en auditar los contratos de ERP y PIM de empresas con ecommerce. Revisamos qué pagas, qué usas y qué puedes renegociar, y te entregamos un informe con datos para decidir. Miramos las partidas que más se desvían con el tiempo:
Los contratos de ERP y PIM se firman con una previsión de crecimiento y suelen renovarse solos. Con los años, lo que se paga y lo que se usa dejan de coincidir. Nuestra auditoría es una revisión comercial y funcional, no una opinión jurídica. Conocemos cómo se conectan ERP, PIM y tienda por nuestro trabajo de integración de catálogo y por nuestra tecnología ACE para PIM y ERP.
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Cuéntanos qué ERP y PIM tienes y cuándo renuevan. Te decimos si la auditoría te compensa antes de empezar.
Una auditoría de contratos compara lo que firmaste con lo que realmente utilizas, y pone cifras a la diferencia. Es un trabajo de análisis, y por eso conviene aclarar su alcance.
Esta frontera es deliberada: el informe es útil precisamente porque no está condicionado por una venta posterior.
El ERP o el PIM se contrata en un momento concreto, con una previsión de usuarios, canales y países. Pasa el tiempo, el negocio cambia, y el contrato sigue igual o sube con el índice pactado. Rara vez hay un responsable cuyo trabajo sea comparar el contrato con la realidad.
| Fuente de sobrecoste | Cómo aparece | Qué revisamos |
|---|---|---|
| Renovación automática | Se renueva sin revisar precio ni alcance | Plazo, índice de subida y preaviso |
| Usuarios sin uso | Licencias asignadas a quien ya no accede | Último acceso por perfil |
| Módulos sin activar | Contratados en la implantación y sin configurar | Actividad mensual por módulo |
| Soporte infrautilizado | Nivel de servicio superior al que se pide | Peticiones reales del último año |
| Conectores duplicados | Funciones pagadas en ERP, PIM y conector | Qué mantiene cada conexión |
Un ejemplo ilustrativo, que no corresponde a ningún cliente real: en un contrato de 250.000 € a 3 años, el coste medio anual es de unos 83.000 €. Si una parte del valor atribuible a licencias o módulos sin uso se repite cada año, el efecto se acumula durante todo el plazo. El ahorro real depende de tu contrato y solo se conoce tras el análisis. Y el informe puede concluir también que el precio que pagas es adecuado.
Tipo de licencia, cantidad, precio unitario y último acceso por perfil. Distinguimos usuarios que operan de usuarios que solo consultan, porque muchos fabricantes los tarifican de forma distinta.
Comparamos los módulos contratados con los que tienen actividad medible. Un módulo sin uso durante todo el periodo de referencia es una pregunta que hay que hacer al proveedor.
Subidas automáticas, permanencias y fechas límite para actuar. Muchas oportunidades se pierden por llegar tarde al preaviso, no por falta de argumentos.
Peso del soporte en el coste total y peticiones reales realizadas. Un nivel de servicio premium que nunca se usa es candidato a revisión.
Renovación, penalizaciones, auditorías de licencias y condiciones de salida. Las señalamos para que las valide tu abogado.
Funcionalidades que se pagan dos veces entre ERP, PIM y conectores, y quién mantiene cada conexión. Es el punto donde nuestra experiencia con integraciones de catálogo aporta más. Si tu catálogo pasa por un PIM, puedes ver cómo lo planteamos en nuestra página de integración de PIM con ecommerce, y para el ERP en la de integración de Sage, A3ERP y Cegid. Para ver cómo conviven estos sistemas en la práctica, tienes esta guía sobre flujos y errores entre PIM, ERP y marketplaces y esta otra sobre cómo integrar tu ERP con el ecommerce.
| Entregable | Contenido |
|---|---|
| Informe | Hallazgos, cálculo y recomendaciones |
| Hoja de cálculo | Inventario de licencias, usuarios y módulos; uso real frente a lo pagado |
| Lista de cláusulas | Puntos comerciales a revisar con tu abogado |
| Calendario | Renovaciones y fechas de preaviso |
| Tres escenarios | Renegociar, reducir o cambiar, con rango de ahorro |
| Sesión de presentación | Explicación del informe y resolución de dudas |
Cada número del informe tiene su origen y su supuesto a la vista. El ahorro nunca se presenta como una cifra única, sino como un rango bajo, medio y alto, ponderado por la probabilidad de conseguirlo. Y si la conclusión es que tu contrato es razonable, también lo decimos.
Avafa Consulting también trabaja en integraciones entre ERP, PIM y DAM. Por eso la auditoría funciona así: no recibimos comisiones de proveedores de software, el informe no incluye propuestas comerciales de integración, y cualquier propuesta posterior es independiente y solo llega después de entregar el informe. Si tu proveedor es un partner con el que colaboramos, te lo declaramos antes de empezar.
La auditoría es un análisis comercial y funcional. No constituye asesoramiento jurídico y las estimaciones de ahorro no son una garantía de resultado. Recomendamos validar las cláusulas con tu abogado.
El alcance y el plazo concretos se confirman en la primera conversación, antes de que decidas nada. Una auditoría compensa cuando el gasto anual en ERP y PIM es relevante frente al coste del servicio; si no es tu caso, te lo decimos al principio.
Firmamos un acuerdo de confidencialidad mutuo antes de recibir ningún contrato. No necesitamos datos personales: las listas de usuarios deben llegar con un identificador y un perfil, sin nombres ni correos, o seudonimizadas.
Para empresas con ecommerce que pagan un ERP, un PIM o ambos, y que no han revisado el contrato desde la implantación: fabricantes, marcas, distribuidores y tiendas online con catálogo propio. Es especialmente útil si se acerca una renovación, si el negocio ha cambiado de tamaño o de canales, o si sospechas que pagas por usuarios y módulos que ya nadie utiliza.
No es la página adecuada si buscas asesoramiento legal, un abogado que negocie por ti o una implantación de sistemas.
No prometemos ahorros concretos: el resultado depende de tu contrato.
Es una revisión que compara lo que has contratado —licencias, módulos, soporte, conectores— con lo que realmente usas, y calcula el rango de ahorro posible. Termina en un informe con escenarios y un calendario de renovaciones.
No. Es un análisis comercial y funcional. Señalamos las cláusulas que merecen revisión, pero la validación jurídica corresponde a tu abogado.
No. Te entregamos el análisis y los argumentos para que decidas y negocies tú o quien designes. Mantenerlo fuera de la negociación nos permite seguir siendo independientes.
No lo sabemos sin ver tu contrato, y desconfía de quien lo prometa antes. El informe presenta el ahorro como un rango —bajo, medio y alto— con sus supuestos. También puede concluir que el precio que pagas es adecuado.
Los habituales en ecommerce, como Sage, A3ERP, Cegid, Odoo, SAP, Microsoft Dynamics 365, Akeneo, Pimcore, Salsify o Sales Layer. El método no depende del fabricante: depende de que podamos ver el contrato y el uso real.
El contrato, anexos, facturas, tabla de licencias y una extracción anonimizada de usuarios, entre otros. Firmamos un acuerdo de confidencialidad mutuo antes de recibir nada y no necesitamos datos personales.
Una primera conversación para entender tu situación, confirmar el alcance y decirte con franqueza si la auditoría completa te compensa. Es el paso previo, sin compromiso y sin coste.
El alcance depende de cuántos sistemas hay que auditar y de si se incluyen integraciones. Tras la primera conversación te explicamos el alcance, el plazo y el presupuesto. Puedes empezar por el formulario de esta página o por la página de contacto.
No recibimos comisiones de proveedores de software y el informe no incluye propuestas comerciales de integración. Si tu proveedor es un partner con el que colaboramos, lo declaramos antes de empezar.
Antes de una renovación, porque el preaviso marca el margen de actuación. También tras un cambio importante de tamaño, de canales o de países, o cuando nadie en la empresa recuerda qué cubre exactamente el contrato.
Cuéntanos qué ERP y PIM tienes, cuándo renuevan y qué te preocupa del contrato. Te decimos con claridad si la auditoría te compensa.
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También puedes llamarnos al 614 415 588.
