Integración de Amazon con tu contabilidad: sincronizar Holded

Integrar Amazon con tu contabilidad significa que los pedidos y las liquidaciones de tu cuenta de vendedor llegan al programa contable sin teclearlos a mano. Con Holded, la integración oficial importa los pedidos de Amazon y te deja convertirlos en facturas, tiques de venta o albaranes. Lo que no hace por sí sola es conciliar las comisiones, las devoluciones y el ingreso que Amazon te paga: eso se resuelve con un método de conciliación sobre el informe de liquidación.

Para un vendedor profesional el problema no es importar pedidos, sino que la contabilidad cuadre con el dinero que entra en el banco. Si un mes los pedidos importados suman una cifra y la liquidación otra, alguien pierde horas buscando la diferencia, y ese tiempo crece con cada marketplace y cada referencia nueva. Esta guía explica qué importa la integración de Holded según su centro de ayuda, cuáles son sus límites y cómo montar una conciliación mensual fiable. Si vendes en Amazon y quieres que el canal esté ordenado de principio a fin, en nuestra agencia especializada en Amazon trabajamos justo esa parte operativa.

¿Qué hace la integración de Holded con Amazon?

Importa los pedidos de tu tienda de Amazon a Holded y los vincula con tus productos por SKU. Desde ahí, cada pedido se convierte en el documento que necesites: factura, tique de venta o albarán. Según el centro de ayuda de Holded, la sincronización de pedidos es automática y existe además un botón de importación manual para acelerarla.

Puedes conectar varios marketplaces de Amazon, y cada uno se añade por separado con su propio identificador de marketplace. La ayuda de Holded no lista los países compatibles, así que antes de contratar nada comprueba con ellos que tu marketplace concreto está soportado.

¿Qué requisitos tiene la conexión?

Necesitas activar Amazon desde la tienda de Holded y tener un plan de vendedor profesional en Amazon, requisito que indica la propia ayuda. El proceso es corto:

1. En Holded, abre Configuración, Integraciones y Amazon, y pulsa Crear.
2. Introduce el identificador del marketplace y autoriza el acceso desde Seller Central.
3. Configura almacén, banco, canal de venta, plantillas, numeración de documentos y modo de impuestos.
4. Decide si activas la opción de forzar pedidos por SKU, pensada para que cada línea case con un producto de Holded.
5. Revisa que el modo borrador esté activo: viene así por defecto y los documentos nacen como borrador hasta que los apruebas.

Dejar el modo borrador activo durante las primeras semanas es una decisión que recomendamos: te permite comparar lo que genera la integración con lo que dice Amazon antes de que nada llegue a la contabilidad oficial.

¿Qué no importa Holded desde Amazon?

Esta es la parte que más sorprende. Según el centro de ayuda de Holded, la integración no importa productos, no guarda a los compradores como contactos (aparecen como «Amazon Contact», aunque sus datos salen en las facturas generadas) y no importa devoluciones. La ayuda tampoco menciona comisiones ni liquidaciones.

La consecuencia práctica es que la integración cubre el lado de la venta, no el del cobro. Quien espere que Holded refleje solo el neto que ingresa Amazon se llevará una sorpresa en la primera conciliación.

¿Qué límites hay al convertir pedidos en facturas?

• Solo pedidos enviados. La ayuda indica que únicamente se pueden convertir los pedidos en estado enviado; los cancelados y los pendientes no.
• Una sola conversión. Cada pedido se convierte una única vez, así que un error en la plantilla obliga a corregir el documento, no a repetir la conversión.
• Impuestos. Puedes trabajar con impuestos incluidos y un solo tipo, o con impuestos por país, que según la ayuda exige un plan Premium.
• Ritmo de carga. Amazon solo permite cargas cada 160 segundos, por lo que durante una importación manual no conviene salir de la página.
• Marketplace nuevo. La ayuda indica que un marketplace recién añadido necesita al menos un pedido, o la carga entra en bucle.

Sobre el stock, la ayuda de Holded es ambigua: en un punto dice que el stock se descuenta al convertir pedidos (solo en productos simples y variantes, no en lotes ni packs) y en otro que Amazon no gestiona el stock. No des por hecho ninguna de las dos lecturas: haz una prueba con un pedido real de una referencia sencilla y mira qué ocurre en el almacén de Holded.

¿Qué es el informe de liquidación de Amazon y cómo se usa?

Es el informe que resume cada periodo de pago: lo vendido, las tarifas descontadas y el importe depositado. Según la documentación para desarrolladores de Amazon, estos informes no se pueden solicitar ni programar: Amazon los genera de forma automática y se recuperan después con la operación getReports de su API.

El formato vigente es el informe plano V2 (GET_V2_SETTLEMENT_REPORT_DATA_FLAT_FILE_V2), que según Amazon sustituye al informe plano antiguo y al XML. Es un archivo separado por tabuladores, solo para vendedores de Seller Central, y condensa los importes en tres columnas: amount-type, amount-description y amount. Incluye 24 atributos, entre ellos settlement-id, settlement-start-date, deposit-date, order-id, sku y promotion-id. Los importes usan el formato de la moneda local; en Europa se escribe 95,00 en lugar de 95.00, algo que rompe más de una hoja de cálculo.

Para descargarlo desde Seller Central, el usuario necesita el rol de Finanzas y contabilidad. Si lo hace un asesor externo, conviene darle ese permiso en lugar de compartir tu acceso principal.

¿Cómo se concilia una liquidación de Amazon con la contabilidad?

Se concilia por liquidación, no por pedido. Este método es de Avafa, no una regla de Amazon ni de Holded: cada liquidación se trata como una unidad con su identificador y su fecha de depósito, y se compara contra tres fuentes.

1. Descarga el informe plano V2 de la liquidación y conserva su settlement-id.
2. Suma por amount-type y amount-description para obtener ventas, tarifas, devoluciones y promociones.
3. Compara las ventas con los pedidos enviados importados en Holded en las mismas fechas.
4. Registra las tarifas y las devoluciones que Holded no trae.
5. Cuadra el neto con el ingreso del banco en la fecha de depósito.

Si tras estos pasos queda una diferencia, casi siempre está en las devoluciones de periodos anteriores, en pedidos cancelados tras el envío o en el desfase entre la fecha del pedido y la fecha de la liquidación. Anota la causa en una columna de la hoja de conciliación: el patrón se repite mes a mes y acaba convirtiéndose en una regla fija.

¿Qué hacer con el IVA y los impuestos por país?

Decide el tratamiento de impuestos con tu asesor antes de activar la integración. La opción de impuestos incluidos con un solo tipo sirve si todas tus ventas tributan igual; si vendes en varios países, la ayuda de Holded indica que necesitas impuestos por país, y eso exige plan Premium. Nosotros no damos criterio fiscal: cómo se declara el IVA de cada país depende de tu situación y lo valida tu contable.

¿Cuándo no basta con la integración nativa?

Cuando necesitas el neto exacto por pedido, las tarifas contabilizadas automáticamente o varios canales con un mismo stock. En esos casos se añade una capa de integración propia o un conector de terceros que lea el informe de liquidación y genere los asientos. Si tu ERP no es Holded, el principio es el mismo; tienes ejemplos en la integración de Amazon con Odoo y en la de SAP Business One con Amazon. Para el panorama general, consulta cómo integrar tu ERP con el ecommerce y cómo orquestar PIM, ERP y marketplaces sin errores.

Si tu tienda propia es PrestaShop y quieres que Amazon y la web compartan stock, el paso previo es la integración de PrestaShop con Amazon.

Cómo lo trabajamos en Avafa

Empezamos por la liquidación, no por el programa: revisamos un mes real de informes, lo comparamos con lo que ya hay en contabilidad y definimos qué debe automatizarse y qué se concilia a mano. Después configuramos la integración con el modo borrador activo y la damos por buena cuando dos liquidaciones seguidas cuadran. Es el mismo orden que seguimos en nuestra agencia especializada en Amazon. Si quieres que revisemos tu caso, pide la auditoría gratuita de tu cuenta de Amazon desde esa página y te decimos qué falta por ordenar.

Preguntas frecuentes

¿Holded se integra con Amazon España?

La ayuda de Holded permite conectar varios marketplaces de Amazon, cada uno con su identificador, pero no publica la lista de países compatibles. Confirma el tuyo con Holded antes de empezar.

¿Necesito plan profesional de Amazon?

Sí, la ayuda de Holded indica que la integración requiere un plan de vendedor profesional de Amazon.

¿Holded importa las comisiones de Amazon?

La ayuda de Holded no menciona comisiones ni liquidaciones entre lo que importa. Las tarifas se concilian con el informe de liquidación de Amazon.

¿Se importan las devoluciones?

No. La ayuda de Holded indica que las devoluciones no se importan, así que hay que registrarlas aparte a partir de la liquidación.

¿Puedo solicitar el informe de liquidación cuando quiera?

No. Según la documentación de Amazon, los informes de liquidación no se pueden solicitar ni programar; los genera Amazon automáticamente.

¿Puede ocuparse mi asesor de la conciliación?

Sí, siempre que tenga el rol de Finanzas y contabilidad en Seller Central y trabaje con un formato claro de conciliación por liquidación.